Proposal là gì? Cách để viết proposal hiệu quả nhất cho doanh nghiệp?

Vậy bạn đã biết proposal là gì hay chưa, một proposal hoàn chỉnh cần có những yếu tố như thế nào? Để làm rõ nội dung này mời bạn đọc cùng Onfluencer theo dõi ngay những thông tin được cập nhật dưới đây nhé.

Với những thông tin được nhắc đến quý khách hàng cũng đã hiểu rõ hơn về proposal là gì rồi nhé, cách để viết một proposal hiệu quả cho các doanh nghiệp hiện nay. Để có thêm nhiều hơn những thông tin khác về marketing quý khách hàng hãy tham khảo thêm tại Onfluencer nhé.

Proposal được hiểu là bản đề xuất ý tưởng, trình bày các nội dung, thiết kế của một dự án bất kỳ để có thể thuyết phục các khách hàng, đối tác chiến lược được thể hiện ở dưới rất nhiều dạng khác nhau, chủ yếu chính là powerpoint.

Một bản proposal đầy đủ nhất thường sẽ có 4 phần:

+ Một là giới thiệu tổng quát và chiến dịch (an introduction).

+ Trung tâm khách hàng (client-centred).

+ Đưa ra những đề xuất chi tiết (a detailed description).

+ Đưa ra minh chứng về khả năng thực hiện dự án (expertise and experience).

Cũng giống như những văn bản khác, phần mở đầu có vai trò vô cùng quan trọng để quyết định xem người nhận có tiếp tiếp theo dõi tiếp hay không. Đặc biệt trong nhịp sống hối hả như hiện nay, kỹ năng đọc lướt để tìm ý chính cũng là điều mà nhiều người áp dụng. Điều này vô cùng khiến chi yêu cầu viết phần mở đầu proposal càng cao hơn. Ở phần này, người viết cần trả lời các câu hỏi như “who” và “what” với những nội dung chính như sau:

Tiêu đề proposal.

Mục lục của bản đề xuất.

Tên dự án dự định tổ chức.

Giới thiệu đôi nét về công ty, chức vụ bản thân, thành viên tham gia vào việc viết proposal.

Mục đích chính của bản đề xuất.

Nội dung, khung dự án và kế hoạch tiến hành chi tiết.

Thông tin chi tiết liên hệ.

Hai yêu cầu chính của phần này chính là tính khúc chiết và sự hấp dẫn. Bên cạnh việc tạo nên một cảm hứng ấn tượng cho người đọc để họ có thêm động lực để tiếp tục theo dõi đến trang cuối cùng. Bên cạnh đó hãy viết ngắn gọn, súc tích vì khách hàng cần có cái nhìn trực quan về dự án. Nếu quá dài lòng, lan man thì tỷ lệ thành công càng thấp.

Sự khác biệt các các bản đề xuất thường nằm ở phần này, nếu bạn có thể thuyết phục được khách hàng thì bạn đã đặt được một chân vào ngưỡng cửa thành công. Và bất cứ chương trình, dự án, sản phẩm nào được tạo ra cũng đều có mục tiêu chung chính là hướng đến các khách hàng. Vậy nên ở phần này bạn cần chứng minh được giá trị công ty bạn mang đến cho khách hàng để trả lời cho câu hỏi: Lý do họ nên dùng sản phẩm của bạn? “Why”, “when” và “where” chính là 3 câu hỏi tạo nên nội dung ở phần này.

Khi bạn cung cấp những thông tin cần thiết về dự án cũng là biểu hiện của việc đặt khách hàng chính là trung tâm. Họ cảm thấy được sự trân trọng và cũng có lý do chính đáng để quyết định đầu tư. Hãy nêu ra các giá trị thiết thực nhất mà đôi bên nhận được, những điều xuất phát từ trái tim cũng sẽ chạm đến trái tim khách hàng.

Sau khi đã nêu ra được những vấn đề mà khách hàng bận tâm, bạn hãy chứng minh đề xuất của bạn có thể giải quyết được câu chuyện trên. Đề xuất dự án sẽ hoạt động như thế nào để đáp ứng được những điều đó. Nếu phần 2 tập trung khai thác vào khách hàng mục tiêu, thì ở phần này sẽ đi chi tiết vào nội dung và cách thức của proposal. Câu hỏi chính của phần này chỉ là “how”, cụ thể là:

Đề xuất để giải quyết các vấn đề là gì?

Giải pháp đem đến cho khách hàng là gì?

Họ cảm thấy ra sao khi sử dụng dịch vụ và sản phẩm của bạn?

Chi phí cần bỏ ra là bao nhiêu?

Ý tưởng cụ thể của phương án là gì?

Những thách thức và cơ hội của dự án là gì?

Bạn có thể hiểu một cách đơn giản proposal là cách nêu lên insight của khách hàng và thông qua đó sẽ đưa ra đề xuất các giải pháp để đáp ứng hay khắc phục điều đó. Vậy nên, concept, kịch bản và kế hoạch chi tiết chính là ba yếu tố không thể thiếu trong phần nội dung của dự án. Điều này sẽ giúp bạn chứng minh được tiềm năng dự án và tỷ lệ thành công để khách hàng quyết định đầu tư.

Bạn có thể hiểu về quy trình của proposal chính là: giới thiệu tổng quan → nêu vấn đề → giải quyết vấn đề → chứng minh năng lực trong việc giải quyết vấn đề. Sau khi bạn đã tiến hành những bước trên thì việc cuối cùng chính là tạo cho khách hàng lòng tin rằng bạn có thể hiện thực hóa các đề xuất đã đưa ra.

Có thể đã có những dự án tương tự từng được tiến hành trước đó nhưng chưa đạt được thành công vì đội ngũ thực hiện. Vì thế hãy chứng minh rằng công ty bạn và bạn có đủ kinh nghiệm và năng lực để hoàn thành những đề xuất đó. Bạn hãy thể hiện điều này bằng cách:

Nếu những thành tích của cá nhân, tập thể đã làm được ở lĩnh vực liên quan.

Những dự án bạn đã đề xuất và những kết quả mỹ mãn nhận được.

Giới thiệu về kinh nghiệm, chuyên môn của đội ngũ thực hiện.

Liệt kê những khách hàng đã từng hợp tác để gia tăng niềm tin.

Tất cả những điều này giúp bạn ghi điểm và tạo dựng niềm tin với khách hàng. Họ sẽ quyết định đầu tư khi bị bạn thuyết phục. Nếu như có sơ xuất nào đó trong đề xuất họ cũng sẽ dễ dàng trao đổi vi không muốn đánh mất một dự án hay và một đội ngũ bản lĩnh.

Viết đề xuất dự án chưa bao giờ là điều đơn giản, để có được proposal được chấp thuận ắt hẳn đã có rất nhiều đề xuất bị từ chối trước đó để làm nền tảng cho bước tiến này.

Một Proposal chuyên nghiệp sẽ trình bày ý tưởng sao cho làm bật lên các chi tiết nổi trội của bạn so với đối thủ. Đặc biệt bản đề xuất cần dựa trên sự tin tưởng và hài lòng trong mối quan hệ hệ khách hàng – marketer, agency – client. Vì vậy, để có thể rút ngắn khoảng cách đạt được thành công, hãy lưu ý một số những yêu cầu viết proposal như sau:

Hình thức dễ dàng tạo thu hút và gây ấn tượng khi lần đầu tiên các đối tác đọc proposal. Vì thế cần chăm chút kỹ càng về hình thức khi viết bản đề xuất nhé. Có thể tham khảo các website xây dựng mẫu Proposal để xây dựng được bản đề xuất đẹp, ấn tượng, tạo thiện cảm với khách hàng.

Một phân tích cho thấy, một proposal điển hình sẽ dài từ 2000 đến 3500 từ (khoảng 4-7 trang). Về kỹ thuật sẽ không có giới hạn về nội dung ngắn hay dài. Tuy nhiên một bản đề xuất chuyên nghiệp sẽ sử dụng từ ngữ đơn giản, câu văn ngắn gọn, dễ hiểu sao cho truyền đạt rõ ràng ý tưởng.

Một Proposal hoàn chỉnh phải giải đáp được các câu hỏi như:

Đề xuất này đem đến cho khách hàng lợi ích gì?

Cấu trúc trình bày các đề xuất như thế nào?

Nội dung nào nên lược bỏ trong Proposal?

Làm thế nào để nội dung trong proposal logic và ý nghĩa?

Khách hàng chính là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Một chiến lược thành công chính là chiến lược đáp ứng được insight khách hàng. Vì vậy, viết đề xuất cần hướng đến việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.

Bạn nên tạo proposal chi tiết tất cả những đề mục bao gồm: hoạt động, sự kiện sẽ diễn ra, công việc tiến hành, nhân sự, các con số về tài chính… Lúc này bạn cần trả lời cho các câu hỏi sau:

Nên thể hiện nội dung gì trong bản đề xuất?

Nên cho những gì vào đó?

Làm thế nào để kết hợp và thể hiện rõ ràng cách ý?

Trước tiên khi tiến hành viết proposal chính là tìm hiểu về đối thủ và chỉ ra điểm nổi bật hơn với các đối thủ. Qua đó giúp nâng cao khả năng thuyết phục các đối tác.

Đặt deadline cho Proposal chính là nội dung quan trọng cần lưu ý để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ. Phân chia hợp lý các đầu việc hợp lý trong khoảng thời gian nhất định để hoàn thành chúng một cách hiệu quả. Việc tạo deadline cũng giúp cho việc triển khai được rõ ràng, chi tiết, dễ dàng để các khách hàng đánh giá.

Với từng mức ngân sách khác nhau, thì quy mô chương trình hay phạm vi dự án cũng sẽ có sự khác nhau. Vì thế khi viết proposal thì cần đảm bảo tính khả thi và bám sát với ngân sách đã được đưa ra.

Đến đây bạn đã hiểu được thế nào là một proposal đúng nghĩa cũng như cách để xây dựng bản đề xuất hoàn chỉnh. Hy vọng với thông tin được nhắc đến bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc chinh phục khách hàng của mình với những bản đề xuất dự án tuyệt vời. Hãy theo dõi thêm những bài đăng của Onfluencer về các nội dung marketing khác để cập nhật nhiều kiến thức hữu ích nhé.